Tôi Đã Tự Vận Hành Kho Hàng, Vận Chuyển Và Quản Lý Logistics Như Thế Nào?

Logistics nghe thì có vẻ chỉ là chuyện kho bãi, vận chuyển, giao hàng… nhưng khi bắt tay vào làm thật, tôi mới hiểu nó là một “nghệ thuật vận hành” đầy thử thách. Là một người bắt đầu từ con số 0, không có kiến thức chuyên sâu về chuỗi cung ứng hay nghiệp vụ logistics, tôi đã từng loay hoay trong mớ bòng bong: hàng trễ, đơn hoàn, tồn kho ảo, phí ship cao, nhân sự mệt mỏi…

Thế nhưng, chính từ những va vấp đó, tôi đã dần xây dựng được một hệ thống logistics hoạt động hiệu quả, tự động hóa nhiều quy trình, tiết kiệm chi phí và đặc biệt là tăng trải nghiệm khách hàng rõ rệt. Bài viết này là toàn bộ hành trình thật – kinh nghiệm thật – số liệu thật của tôi trong suốt quá trình học hỏi, sai lầm, sửa sai và phát triển một hệ thống vận hành logistics riêng biệt cho mô hình kinh doanh nhỏ đến vừa.

Nếu bạn đang kinh doanh online, vận hành kho hàng, hoặc chỉ mới bắt đầu học về logistics – thì đây sẽ là cẩm nang chi tiết bạn không nên bỏ qua.

Phần 1: Xuất Phát Từ Con Số 0 – Không Biết Gì Về Logistics

1.1. Kinh doanh nhỏ, kho hàng là… phòng trọ

Tôi bắt đầu kinh doanh khi trong tay không có gì ngoài một ý tưởng đơn giản: bán hàng online. Lúc đó, vốn liếng chỉ vừa đủ nhập vài chục sản phẩm, và “kho hàng” duy nhất chính là góc phòng trọ rộng chưa đầy 12m² – nơi vừa là nơi ở, vừa là nơi chất hàng, đóng gói, in đơn và giao hàng.

Không có kệ, không có mã vạch, mọi thứ chỉ được chia bằng thùng carton và ghi chú tay. Giao hàng? Tôi tự chạy Grab đi ship, hoặc dắt xe ra bưu cục gần nhất gửi từng đơn lẻ. Từng cuộn băng keo, từng cái hộp carton cũng phải tính toán chi ly.

Lúc ấy tôi chưa hề biết “logistics” là gì, càng không biết rằng vận hành kho, giao hàng, quản lý tồn kho đều là những phần cốt lõi của một hệ thống logistics mà sau này tôi sẽ dần học được – bằng cái giá thật sự.

1.2. Những sai lầm ban đầu khiến tôi mất tiền, mất khách

Khi hàng bắt đầu bán được khoảng 10–20 đơn/ngày, tôi nghĩ mọi thứ đã ổn. Nhưng rồi, sai lầm nối tiếp sai lầm:

• Giao nhầm sản phẩm do không đánh mã hay ghi chú hàng hóa.

• Hàng bị hư hỏng vì chất chồng lên nhau trong góc nhà, không có phân loại.

• Tồn kho không kiểm soát, nhập hàng theo cảm tính, dẫn đến thiếu size hot – dư size ế.

• Giao hàng trễ, mất uy tín với khách, bị hoàn đơn nhiều hơn giao thành công.

Tôi không chỉ mất tiền vì hàng lỗi, hoàn đơn, mà còn mất niềm tin của khách hàng – điều mà lúc đó tôi chưa thấy được mức độ nghiêm trọng của nó.

1.3. Khủng hoảng đầu tiên: Tồn kho, thất thoát, giao nhầm đơn

Đỉnh điểm là đợt sale cuối năm. Tôi chạy khuyến mãi mạnh, đơn tăng vọt, nhưng không có hệ thống nào hỗ trợ:

• In nhầm vận đơn

• Giao trễ 2–3 ngày vì không soạn kịp hàng

• Một số đơn bị mất sản phẩm do không ghi nhận tồn kho chính xác

• Có lúc tôi tự làm 80 đơn/ngày, gói hàng đến 2 giờ sáng

Mọi thứ trở nên hỗn loạn, và tôi nhận ra một điều: nếu không học cách vận hành logistics đúng cách, tôi sẽ không thể mở rộng kinh doanh. Thậm chí, chỉ cần vài tuần tắc nghẽn, tôi đã đủ để đốt sạch công sức cả năm.

💡 Bài học rút ra từ phần này:

• Kho hàng không cần to, nhưng cần có hệ thống

• Không kiểm soát được tồn kho = tự sát

• Logistics không phải chuyện của “doanh nghiệp lớn” – người nhỏ càng cần hiểu từ đầu

Phần 2: Tôi Đã Tự Tổ Chức Kho Hàng Như Thế Nào?

2.1. Chọn mặt bằng kho: yếu tố cần lưu ý

Sau giai đoạn “phòng trọ kiêm kho hàng” không thể đáp ứng nổi, tôi bắt đầu tìm mặt bằng mới để tách biệt nơi ở và nơi chứa hàng. Dưới đây là một số yếu tố tôi đã rút ra được sau nhiều lần dọn kho vì chọn sai:

• Vị trí gần bưu cục, đường lớn: Ưu tiên khu vực gần trung tâm logistics, thuận tiện cho shipper ra vào hoặc xe tải nhỏ lấy hàng.

• Chi phí thuê hợp lý: Không cần kho to nếu hàng chưa nhiều. Kho tầm 20–40m² là đủ cho giai đoạn dưới 100 đơn/ngày.

• Đảm bảo an ninh: Camera giám sát, khu vực có bảo vệ hoặc không quá hẻo lánh.

• Dễ mở rộng: Nên chọn nơi có thể thuê thêm diện tích liền kề khi cần mở rộng, tránh phải chuyển kho sau vài tháng.

💡 Lưu ý: Kho thuê càng sớm trong lúc quy mô nhỏ, bạn càng dễ thiết kế lại từ đầu theo ý mình, thay vì dọn “mớ hỗn độn” về sau.

2.2. Thiết kế luồng di chuyển trong kho

Khi có không gian riêng, tôi nhận ra một điều cực kỳ quan trọng: “bố trí kho đúng = tiết kiệm công sức + hạn chế sai sót”.

Tôi đã áp dụng mô hình luồng di chuyển 1 chiều để tránh việc phải quay lại, lặp thao tác:

• Khu vực nhập hàng → khu kiểm tra hàng hóa → khu lưu trữ chính

• Từ khu lưu trữ → khu đóng gói → bàn dán vận đơn → khu giao hàng chờ lấy

Mỗi khu được đánh dấu bằng màu sơn và có lối đi rõ ràng, đủ để kéo xe đẩy. Thay vì đi bộ quanh kho, tôi dùng xe kéo mini 2 bánh để gom đơn và di chuyển hàng.

👉 Chỉ riêng việc bố trí này đã giúp tôi giảm gần 40% thời gian xử lý đơn mỗi ngày.

2.3. Phân loại hàng hóa và cách sắp xếp tối ưu

Trước đây, tôi phân hàng theo… cảm tính. Sau này tôi chuyển sang cách chuyên nghiệp hơn:

• Phân theo nhóm sản phẩm: quần áo – phụ kiện – combo – quà tặng

• Phân theo tốc độ bán ra: hàng bán chạy đặt gần khu đóng gói; hàng ít bán đặt sâu bên trong

• Mã hóa từng vị trí kệ: A1, A2, B1… dán trực tiếp vào kệ và cập nhật vào file Excel/Google Sheet

• Hộp trong suốt hoặc dán nhãn rõ ràng: giúp nhân viên mới hoặc tôi lúc bận vẫn tìm hàng nhanh

💡 Một mẹo nhỏ nhưng “cực mạnh”: dùng mã QR dán ở từng ô hàng. Quét là biết còn bao nhiêu hàng, hình ảnh sản phẩm, ngày nhập. Có thể làm bằng Google Sheets + Google Drive, không cần phần mềm chuyên sâu.

2.4. Công cụ hỗ trợ quản lý kho hiệu quả

Tôi bắt đầu từ Excel, sau đó dùng Google Sheets – miễn phí, chia sẻ dễ, có thể thao tác trên điện thoại. Sau này, khi đơn tăng dần lên 100–200 đơn/ngày, tôi dùng các công cụ sau:

• KiotViet / Sapo: quản lý kho + bán hàng + tồn kho + xuất nhập

• GoSELL / Haravan: quản lý đơn từ nhiều kênh (Shopee, website, Facebook)

• Zalo OA & chatbot: thông báo khách hàng khi có đơn, giúp giảm sai sót

• Máy in mã vạch + app quét barcode: dùng để check hàng trước khi đóng gói

Nếu chưa đủ tài chính, bạn có thể kết hợp miễn phí: Google Sheet + Google Form để kiểm hàng, cộng thêm phần mềm in vận đơn của hãng vận chuyển (như AhaMove, Giao Hàng Nhanh, Ninja Van…).

📌 Kết luận phần này:
Tôi không bắt đầu bằng một kho chuyên nghiệp, nhưng nhờ biết nhìn lại sai lầm, chịu học hỏi từ người đi trước và từng bước “chuẩn hóa” kho, tôi đã giảm thiểu được thất thoát, tiết kiệm thời gian, tăng độ chính xác đơn hàng – và đây chính là tiền đề để tôi bắt đầu phát triển kinh doanh ở cấp độ cao hơn.

Phần 3: Vận Hành Giao Nhận – Tự Giao Hay Thuê Đối Tác?

3.1. Ưu – nhược điểm của các đơn vị giao hàng hiện nay

Khi mới kinh doanh, tôi từng thử đủ mọi bên: từ shipper tự do đến các hãng lớn như Giao Hàng Nhanh, J&T, Ahamove, Shopee Express… Mỗi bên đều có ưu – nhược riêng:

💡 Lời khuyên: Dù bạn thích bên nào, hãy luôn đăng ký song song 2–3 đơn vị để phòng rủi ro lúc cao điểm, đứt mạng, chậm lấy hàng…

3.2. Khi nào nên tự giao – khi nào nên thuê?

Tôi từng thử tự giao toàn bộ, đặc biệt trong 3 tháng đầu. Nhưng sau này nhận ra:

✅ Tôi tự giao khi:

• Giao hàng nội quận, khoảng cách gần

• Khách quen, cần giao tận tay, có giá trị lớn

• Khách cần giao gấp trong ngày

🚚 Tôi thuê khi:

• Đơn từ 10–20 đơn/ngày trở lên

• Giao liên quận, liên tỉnh

• Có hệ thống tracking cần đồng bộ

🎯 Công thức kết hợp tốt nhất:
Giao hỏa tốc + vận chuyển chậm, tuỳ theo độ gấp và địa bàn. Tận dụng cả 2 mô hình để tối ưu chi phí và tốc độ.

3.3. Kinh nghiệm làm việc với shipper và hãng vận chuyển

• Luôn xác nhận lại thông tin đơn hàng trước khi giao

• In sẵn vận đơn, dán rõ ràng, kèm số điện thoại và địa chỉ chính xác

• Lập group Zalo/Telegram riêng với shipper thân thiết để báo đơn gấp

• Ghi nhật ký giao hàng: ai giao, lúc nào, cho khách nào

🚨 Đặc biệt:
Tôi từng bị mất đơn hàng trị giá hơn 3 triệu do shipper không giao mà “làm mất”, và do tôi không có tracking nội bộ. Từ đó về sau:

• Tôi yêu cầu chụp ảnh lúc giao hàng

• Có sổ ký nhận nội bộ (hoặc Google Form check đơn)

3.4. Quản lý đơn hàng – tracking – báo cáo

Đây là điểm sống còn nếu bạn không muốn mỗi ngày rối tung vì: đơn nào đi rồi? Đơn nào giao chưa? Đơn nào hoàn?

📊 Tôi sử dụng công cụ như sau:

• Google Sheet/Excel: lưu thông tin đơn hàng – trạng thái – mã vận đơn

• App của đơn vị vận chuyển: như GHN, J&T, Ahamove… đều có dashboard theo dõi trực tiếp

• Sapo / Haravan / Kiotviet: nếu bạn dùng hệ thống quản lý kho, bán hàng thì có thể đồng bộ tracking tự động

Khi đơn vượt 30/ngày, tôi tạo dashboard tổng hợp đơn hàng theo ngày/tuần, theo trạng thái:

• Đơn mới

• Đã gửi hãng

• Đã giao thành công

• Đã hoàn

• COD thu được

👉 Nhờ bảng này, tôi nắm được hiệu suất giao hàng, tỉ lệ hoàn, thời gian giao trung bình, từ đó tối ưu tuyến giao và lựa chọn hãng phù hợp.

📦 Kết luận phần này:

Giao hàng là bước cuối – nhưng lại là trải nghiệm đầu tiên mà khách hàng thật sự nhận được.

Một đơn hàng bị giao sai, chậm, hoặc thái độ shipper kém… đều có thể khiến công sức marketing và chốt sale đổ sông đổ bể.

Việc kết hợp linh hoạt giữa tự giao – thuê đối tác – theo dõi sát sao là cách tôi bảo vệ uy tín thương hiệu ngay từ từng đơn hàng.

Phần 4: Tự Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Logistics

4.1. Từ excel thủ công đến phần mềm chuyên dụng

Giai đoạn đầu: Tôi quản lý đơn hàng và tồn kho bằng Excel với vài cột cơ bản:

• Mã sản phẩm

• Số lượng tồn

• Ngày nhập/xuất

• Đơn vị vận chuyển

• Tình trạng giao hàng

✅ Ưu điểm:

• Linh hoạt, miễn phí

• Dễ chỉnh sửa, tùy biến theo nhu cầu

❌ Nhược điểm:

• Dễ sai sót do nhập tay

• Không theo dõi được lịch sử thay đổi

• Không cảnh báo hàng sắp hết

• Không liên kết được với đơn hàng online

Giai đoạn phát triển: Khi đơn hàng tăng lên 20–50 đơn/ngày, tôi bắt đầu dùng các phần mềm quản lý kho chuyên dụng, như:

• Sapo: tích hợp bán hàng đa kênh + kho + vận chuyển

• Kiotviet: dễ dùng, hỗ trợ cả máy POS cho cửa hàng

• Haravan: mạnh về thương mại điện tử

• Loyverse / Odoo / Zoho Inventory: có bản miễn phí hoặc trả phí nhẹ

💡 Lời khuyên: Nếu kinh doanh nhỏ hoặc vừa, Sapo hoặc Kiotviet là lựa chọn phù hợp tại Việt Nam vì dễ triển khai và có hỗ trợ tốt.

4.2. Áp dụng mã vạch – QR – Kiểm kho bán tự động

Khi kho đã có hàng trăm mã sản phẩm, việc quản lý thủ công không còn hiệu quả. Tôi đã bắt đầu:

• In mã vạch cho từng sản phẩm (dùng máy in tem, khổ 50x30mm)

• Gắn mã QR lên kệ để quét bằng điện thoại hoặc máy quét

• Sử dụng app kiểm kho để nhập – xuất bằng cách quét mã, thay vì gõ tay

Lợi ích:

• Kiểm kho nhanh gấp 5–10 lần so với đếm tay

• Giảm 90% sai sót khi xuất nhầm hàng

• Dễ đối chiếu tồn kho thật – số liệu hệ thống

📦 Tôi dùng thiết bị đơn giản:

• Máy in mã vạch: khoảng 2–3 triệu

• Máy quét barcode cầm tay: từ 600.000đ – 1.2 triệu

• App điện thoại kiểm kho: Sapo POS, Loyverse POS…

4.3. Kết nối đơn hàng – vận đơn – tồn kho

Một hệ thống quản lý logistics hiệu quả không chỉ quản kho, mà còn cần kết nối chặt chẽ với đơn hàng và vận chuyển. Tôi triển khai như sau:

🔗 Tích hợp đơn hàng từ Facebook, Shopee, Website vào hệ thống quản lý

• Khi khách đặt hàng → đơn tự tạo → tự trừ tồn kho

• Hạn chế tình trạng bán xong rồi mới biết “hết hàng”

🚚 Tự động tạo vận đơn với các hãng giao hàng

• Sau khi đơn tạo → hệ thống tự gửi dữ liệu sang GHN, J&T, v.v.

• In mã vận đơn ngay tại kho → tiết kiệm 70% thời gian xử lý

📉 Theo dõi tình trạng vận chuyển – hoàn đơn – COD về tự động

• Không cần theo dõi từng app của mỗi hãng

• Tổng hợp tất cả báo cáo trên 1 giao diện

Kết quả: tôi chỉ cần 1 nhân sự quản lý từ kho đến vận đơn cho 30–50 đơn/ngày.

4.4. Những bài học từ lỗi hệ thống – Và cách khắc phục

Tôi từng gặp nhiều “tai nạn logistics” do lỗi hệ thống:

❌ Sự cố 1: Tự động trừ kho khi đơn hàng chưa thanh toán
➡️ Khách boom đơn → tồn kho bị ảo → không dám chạy khuyến mãi

✅ Cách khắc phục:
Chỉ trừ kho khi đơn xác nhận thanh toán hoặc giao hàng thành công

❌ Sự cố 2: Không đồng bộ tồn kho giữa các kênh bán
➡️ Website còn hàng – Shopee hết – Facebook không rõ → loạn chốt đơn, gây mất uy tín

✅ Cách khắc phục:

• Dùng phần mềm đa kênh để đồng bộ tồn kho theo thời gian thực

• Mỗi lần xuất bán đều cập nhật tức thì lên hệ thống trung tâm

❌ Sự cố 3: Nhập sai mã sản phẩm, dẫn đến giao nhầm hàng hàng loạt
➡️ Khách trả hàng, tốn chi phí đổi/trả, mất công phục vụ

✅ Cách khắc phục:

• Sử dụng mã vạch bắt buộc khi xuất kho

• Luôn đối chiếu tên + ảnh sản phẩm trên hệ thống trước khi đóng gói

📌 Kinh nghiệm xương máu:

• Không hệ thống nào hoàn hảo 100%. Hãy luôn có bản sao lưu thủ công định kỳ

• Đào tạo nhân sự rất quan trọng – dù có hệ thống tốt mà nhân viên thao tác sai thì vẫn gây hậu quả nặng

📦 Tổng kết phần này:

Một hệ thống logistics tốt là bộ não điều hành kho – đơn – vận chuyển. Không phải cứ đắt tiền là tốt, mà quan trọng là phù hợp với giai đoạn kinh doanh của bạn.

Tôi bắt đầu từ file Excel → đến phần mềm → đến mã vạch – vận đơn tự động, từng bước chuyển mình chuyên nghiệp chỉ trong 6 tháng.

Phần 5: Tuyển Dụng & Quản Lý Nhân Sự Kho

5.1. Ai là người phù hợp với công việc kho bãi?

Không phải ai cũng làm tốt công việc kho. Ngay từ khâu tuyển dụng, tôi đã rút ra 3 đặc điểm “phù hợp” cần ưu tiên:

✅ Tính cách kỹ lưỡng, trung thực
Công việc kho yêu cầu độ chính xác rất cao. Sai 1 con số, lệch 1 kiện hàng cũng gây thiệt hại lớn. Nhân sự kho cần trung thực tuyệt đối vì tiếp xúc trực tiếp với hàng hóa.

✅ Thể lực tốt, không ngại di chuyển, làm việc tay chân
Dù có xe đẩy hay giá kệ hiện đại, công việc kho vẫn đòi hỏi sức bền. Đặc biệt khi nhập hàng số lượng lớn hoặc kiểm kho đột xuất.

✅ Có kinh nghiệm là lợi thế, nhưng thái độ quan trọng hơn
Tôi từng tuyển nhân sự chưa có kinh nghiệm nhưng học nhanh – làm cẩn thận còn hiệu quả hơn người từng làm nhưng chủ quan, cẩu thả.

📌 Lưu ý khi tuyển:

• Không cần học vấn quá cao

• Có thể đào tạo nội bộ trong 1–2 tuần

• Ưu tiên người ở gần kho → tiết kiệm thời gian, giảm tỷ lệ nghỉ việc

5.2. Đào tạo, phân công và giám sát

💡 Đào tạo nội bộ:

Tôi soạn quy trình thao tác chuẩn (SOP) cho từng nhiệm vụ:

• Nhập hàng: Kiểm đếm – quét mã – lưu vị trí

• Xuất hàng: In phiếu – quét mã – đóng gói

• Kiểm kho: Đối chiếu số thực tế và hệ thống

• Dán tem, xử lý hàng lỗi, hàng hoàn…

Lợi ích của SOP:

• Nhân sự mới học rất nhanh (chỉ cần làm đúng checklist)

• Giảm sai sót, tăng tốc độ

• Dễ kiểm soát chất lượng khi có nhiều ca làm việc

👥 Phân công theo năng lực:

Khi có 2–3 nhân sự trở lên, tôi chia theo 3 vai trò chính:

• Thủ kho chính: giám sát tổng thể, kiểm tra cuối trước khi giao hàng

• Nhân sự nhập – xuất: trực tiếp xử lý đơn hàng, đóng gói

• Nhân sự xử lý hàng hoàn – kiểm kê định kỳ

📍 Mỗi người đều có sổ công việc riêng hoặc dùng app để cập nhật hàng ngày.

🔍 Giám sát:

• Dùng camera kho và app báo cáo để theo dõi

• Đối chiếu dữ liệu thực tế – hệ thống hàng tuần

• Kiểm tra chéo giữa các nhân sự để tránh gian lận, bỏ sót

5.3. Chế độ đãi ngộ, tránh nhân sự “chảy máu”

Một trong những bài học lớn nhất tôi học được là:
Lương không phải tất cả – môi trường và sự công nhận cũng quan trọng không kém.

💵 Mức lương hợp lý:

• Nhân sự kho cơ bản: 6–8 triệu/tháng (TP.HCM, Hà Nội)

• Thủ kho có kinh nghiệm: 8–12 triệu/tháng

• Ca part-time: 25–30k/giờ

🎁 Thưởng thêm:

• Thưởng tốc độ – năng suất: Ví dụ, xử lý >50 đơn/ngày, +300k

• Thưởng kiểm kho không sai lệch

• Thưởng góp ý cải tiến quy trình

❤️ Chế độ khác:

• Tặng áo đồng phục, phụ cấp ăn trưa

• Thăm hỏi khi ốm đau

• Tổ chức sinh nhật/thưởng Tết đầy đủ

💡 Tâm lý “gắn bó lâu dài” đến khi người lao động thấy mình có giá trị, chứ không phải chỉ vì 500k lương cao hơn nơi khác.

5.4. Quản lý nhân sự bằng KPI đơn giản mà hiệu quả

Tôi từng thử nhiều cách quản lý, và thấy rằng KPI đơn giản – đo được – rõ ràng là cách tốt nhất.

Ví dụ KPI kho bãi hàng tháng:

✅ Chấm điểm hàng tuần → cộng/trừ thưởng cuối tháng
✅ KPI rõ ràng → nhân sự biết mình cần cải thiện gì
✅ Công bằng → giảm mâu thuẫn, gắn kết lâu dài

📦 Tổng kết phần này:

Không có logistics ổn định nếu nhân sự kho bãi không ổn định.
Xây đúng nền tảng con người = xây được hệ thống lâu dài.

Tôi từng nghĩ kho là “việc tay chân”, nhưng sau vài lần nhân sự nghỉ đột ngột – hàng loạn, tôi hiểu rằng: con người là tài sản, không phải chi phí.

Phần 6: Tối Ưu Chi Phí Logistics Từng Đồng

6.1. Những khoản phí ẩn thường bị bỏ qua

Ban đầu khi nhìn vào chi phí logistics, tôi chỉ thấy những thứ “đập vào mắt” như phí thuê kho, phí giao hàng, tiền mua kệ hay lương nhân viên. Nhưng càng làm lâu, tôi mới thấm thía: những gì làm bạn “chảy máu tiền” nhiều nhất lại là các khoản chi ẩn – thứ mà nếu không bóc tách kỹ, bạn sẽ chẳng bao giờ nhận ra tại sao lợi nhuận cứ ngày một teo tóp.

Có những tháng tôi tưởng lời, nhưng khi cộng lại: phí chuyển hoàn do khách bom hàng, phí lưu kho tăng vọt vì tồn hàng lâu, hao hụt hàng hóa do thất thoát, hỏng hóc, phí đóng gói phát sinh vì đổi kích thước thùng, hay thậm chí là tiền “trả ship hộ” không thu lại được do khách huỷ đơn… tất cả cộng lại là con số rất đáng kể.

Vì vậy, tôi bắt đầu xây dựng một bảng tổng hợp chi phí logistics hằng tháng, chia thành:

• Chi phí cố định: thuê kho, lương nhân viên, phần mềm quản lý…

• Chi phí biến đổi: phí giao hàng, đóng gói, hoàn hàng, hao hụt.

• Chi phí bất ngờ: bồi thường đơn sai, thuê xe ngoài giờ, thay bao bì, sửa chữa…

Chỉ khi bạn “soi đèn pin” vào từng đồng chi phí, mới biết chỗ nào có thể tối ưu, cắt giảm mà không ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng.

6.2. Làm sao giảm chi phí giao hàng mà không giảm chất lượng?

Đây là bài toán đau đầu nhất với bất cứ ai làm logistics: vừa muốn giao hàng nhanh – chính xác – hài lòng khách, vừa phải cắt giảm chi phí ở mức thấp nhất có thể.

Tôi đã thử rất nhiều phương án, từ tự giao – thuê shipper riêng – hợp tác với các hãng lớn – dùng app giao hàng nội bộ, và rút ra một vài nguyên tắc:

• Không nên đặt tất cả trứng vào một giỏ: mỗi hãng vận chuyển sẽ có điểm mạnh riêng. Tôi chia tuyến theo thế mạnh: Giao hàng tiết kiệm chuyên tỉnh xa, AhaMove giao trong ngày nội thành, Shopee Xpress dùng khi bán qua sàn…

• Tối ưu đơn trong 1 chuyến giao: nếu tự ship hoặc có tuyến cố định, hãy gom đơn theo khu vực, sắp xếp lộ trình trước bằng Google Maps, điều phối hợp lý – tiết kiệm được xăng, thời gian và cả nhân lực.

• Đàm phán chiết khấu theo sản lượng: đừng ngại làm việc với bên vận chuyển để có mức giá tốt hơn nếu bạn đạt một ngưỡng đơn hàng/tháng. Ban đầu giá cao là bình thường, nhưng khi có dữ liệu rõ ràng, bạn có tiếng nói.

• Theo dõi tỉ lệ hoàn – khiếu nại – đánh giá: nếu đối tác ship thường xuyên làm mất hàng, trễ giờ, hoặc ứng tiền sai, đừng tiếc mà hãy thay đổi. “Rẻ” mà làm khách hàng bỏ đi thì là “đắt”.

Chìa khóa ở đây là: không phải “tiết kiệm bằng mọi giá”, mà là tối ưu để khách vẫn hài lòng và mình không mất lời.

6.3. Mẹo tiết kiệm chi phí kho vận thông minh

Chi phí kho vận không chỉ nằm ở tiền thuê kho. Đôi khi, bạn phải trả “thuế ngu” vì sắp xếp không hợp lý, quản lý thủ công hoặc thiếu hệ thống.

Dưới đây là những mẹo mà tôi đã áp dụng và thấy hiệu quả rõ rệt:

• Sử dụng kệ tầng và thùng nhựa có mã số: giúp tối ưu không gian, hạn chế mất mát và dễ kiểm kê. Đừng để hàng nằm la liệt trên nền đất hay chồng đống lên nhau.

• Phân loại hàng hóa theo tốc độ xoay vòng: hàng nào bán nhanh thì đặt gần cửa xuất, hàng nào bán chậm thì đưa lên cao hoặc sâu vào trong. Điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian lấy hàng và tránh nhầm lẫn.

• Dùng phần mềm đơn giản như KiotViet, Sapo, hoặc Google Sheet có công thức tự động: đừng ôm Excel tay chân nếu bạn không giỏi. Chỉ cần sai một dòng là sai cả lô hàng.

• Tập thói quen kiểm kho định kỳ theo tuần – tháng: kiểm tra số lượng thực tế, phát hiện thất thoát sớm hơn là để cuối năm “ngã ngửa”.

• Chọn bao bì đúng kích thước: thùng quá to gây tốn phí ship, quá nhỏ gây hỏng hàng. Hãy tạo bộ chuẩn bao bì theo sản phẩm để dùng dần, có thể in logo thương hiệu lên nếu có ngân sách.

6.4. Đầu tư gì là đáng giá khi làm logistics?

Không phải khoản chi nào cũng là “chi phí”. Có những thứ tôi đầu tư ban đầu tưởng là đắt, nhưng về lâu dài giúp tôi tiết kiệm hàng chục triệu đồng.

Dưới đây là những khoản đáng đầu tư nhất khi làm logistics:

• Phần mềm quản lý đơn hàng – kho – vận chuyển: giúp bạn theo dõi toàn bộ dòng hàng hoá, giảm sai sót, tiết kiệm nhân lực và thời gian. Một sai sót trong vận đơn có thể mất cả đơn hàng và khách hàng.

• Máy in mã vạch + máy scan: đặc biệt nếu bạn có từ 50 đơn/ngày. Nhãn dán rõ ràng, quét nhanh giúp tránh nhầm đơn và kiểm kê dễ dàng.

• Kệ kho chắc chắn – xe đẩy hàng nhẹ – đèn chiếu sáng tốt: tạo môi trường làm việc hiệu quả và an toàn, hạn chế rủi ro té ngã, gãy hàng, hư hại.

• Máy đóng gói nhanh – máy bắn đai – máy hàn miệng túi: nếu bạn tự đóng hàng, đây là các công cụ nhỏ nhưng hiệu quả cực kỳ cao.

• Nhân sự cốt lõi đáng tin cậy: người phụ trách kho, người điều phối đơn – hãy đào tạo và trả xứng đáng, vì họ là “đầu não” vận hành của bạn.

➡️ Tối ưu logistics là một hành trình liên tục. Không ai làm đúng ngay từ đầu. Nhưng nếu bạn đủ kiên nhẫn để đo lường – phân tích – điều chỉnh từng chút một, bạn sẽ biến nó thành lợi thế cạnh tranh cực mạnh cho doanh nghiệp.

Phần 7: Quản Lý Logistics Trong Mùa Sale & Cao Điểm

7.1. Kế hoạch chuẩn bị trước 30–45 ngày

Mùa sale, nghe thì vui – nhưng nếu không chuẩn bị kỹ, thì thực chất lại là… mùa thua lỗ. Tôi từng nghĩ đơn nhiều thì chắc chắn lời nhiều, nhưng không! Nếu hệ thống logistics không được chuẩn bị từ sớm, bạn sẽ bị “đè bẹp” bởi chính cơn sóng mình tạo ra.

Bài học đầu tiên tôi rút ra: khâu chuẩn bị trước mùa cao điểm cần ít nhất 30–45 ngày.

Việc tôi làm bao gồm:

• Dự báo doanh số & sản phẩm hot: dựa trên số liệu năm trước hoặc trends hiện tại. Sản phẩm nào sẽ “cháy” hàng? Mã nào thường bị trả lại?

• Chuẩn bị hàng tồn kho: đảm bảo lượng hàng có sẵn + buffer 10–20% để tránh hụt hàng. Đừng nhập tràn lan tất cả sản phẩm — hãy tập trung vào những mã chủ lực.

• Tuyển thêm nhân sự thời vụ: từ khâu đóng gói, kiểm kho đến xử lý đơn hàng. Nếu không có người phụ thêm, sẽ không kịp đóng hàng — và bạn sẽ bị bom đánh trong đánh giá sao 1.

• Dựng sơ đồ kho mới (nếu cần): mùa sale nên sắp lại hàng theo tốc độ bán — hàng bán nhanh để gần, dễ lấy. Đừng để nhân viên chạy vòng vòng như… rối.

7.2. Dự đoán hàng tồn, tránh cháy hàng hoặc dồn đơn

Đây là bài toán cực kỳ quan trọng. Nếu cháy hàng, bạn sẽ bị mất khách – hoặc phải hủy đơn, kéo theo đánh giá kém. Nếu tồn hàng, sau sale là cả đống vốn nằm chết.

Tôi đã mắc cả hai sai lầm này.

Giải pháp của tôi sau đó:

• Lập bảng dự báo lượng bán cho từng sản phẩm, dựa trên doanh số 3 tháng gần nhất và chỉ số tăng trưởng của từng đợt sale trước.

• Sử dụng công cụ như Google Trends, TikTok trend, hoặc dashboard của các sàn TMĐT để đo “nhiệt” từng sản phẩm.

• Set cảnh báo tồn kho tối thiểu: khi số lượng còn lại dưới mức này thì báo động – không để cạn mới tá hoả đi nhập.

• Chia đơn theo đợt giao: nếu thấy lượng đơn dồn về đột ngột, tôi chia làm các batch (đợt): đơn gộp trước 9h sáng sẽ xử lý trong ngày, sau 9h sẽ đẩy qua hôm sau. Nhân sự đỡ hoảng, khách vẫn yên tâm.

7.3. Quản lý hàng trả về, hàng lỗi mùa sale

Đây là phần ít ai nhắc tới nhưng cực kỳ rắc rối.

Mùa sale, số lượng đơn tăng đột biến đồng nghĩa với số lượng trả hàng, bom hàng, hàng lỗi cũng tăng mạnh.

Một số bài học tôi đã trải qua:

• Hàng về sai size, lỗi màu, nhầm mẫu: cần có quy trình kiểm tra đóng gói nghiêm ngặt. Tôi cho chụp ảnh lại mỗi đơn trước khi đóng – có sai thì đối chiếu nhanh chóng, không tranh cãi dai dẳng.

• Xử lý hàng hoàn về: tôi lập riêng một “góc hàng hoàn”, dán mã QR từng đơn – ghi rõ tình trạng khi nhận lại: còn nguyên, lỗi nhẹ, vỡ hỏng… Sau đó phân loại: còn bán lại được thì kiểm kho lại, không thì đưa vào xả hàng/thanh lý.

• Giao nhầm đơn hàng loạt: mùa sale tôi từng bị nhầm tới 50 đơn chỉ trong 1 ngày do gộp đơn theo địa chỉ mà không kiểm soát kỹ. Sau đó tôi thay đổi cách in đơn và dán mã màu khác nhau cho từng batch.

Hàng lỗi và hoàn về chính là “tử huyệt” hút tiền – nếu không xử lý kỹ, bạn sẽ mất chi phí mà không biết vì sao.

7.4. Làm việc với đối tác giao hàng mùa cao điểm

Mùa cao điểm, đơn vị vận chuyển cũng quá tải — thậm chí còn hơn bạn. Nếu bạn không chủ động phối hợp, hàng sẽ trễ, hoàn về nhiều, hoặc thất lạc.

Những điều tôi luôn làm khi bước vào mùa cao điểm:

• Gửi lịch dự kiến lượng đơn cho đối tác vận chuyển trước ít nhất 7–10 ngày. Việc này giúp họ chủ động tăng nhân lực, gom hàng đúng giờ.

• Yêu cầu pick hàng nhiều lần trong ngày: sáng – chiều – tối (nếu có thể). Không nên dồn cả ngày rồi gọi họ tới một lần — dễ bị trễ hoặc bỏ sót.

• Theo dõi sát sao thời gian giao – tỉ lệ hoàn – phản hồi khách. Nếu thấy có dấu hiệu quá tải (trễ 2–3 ngày không cập nhật), phải có phương án dự phòng ngay.

• Tạo kênh liên lạc riêng với đầu mối vận chuyển: không chờ tổng đài. Dù là Shopee Xpress hay GHN, tôi luôn có ít nhất 1 contact trực tiếp để xử lý tình huống khẩn cấp.

➡️ Mùa sale là “kỳ thi lớn” của hệ thống logistics. Nếu bạn chỉ tập trung vào chạy quảng cáo mà quên chuẩn bị kho – giao – nhân lực – phần mềm, thì đơn có về cũng không gánh nổi. Nhưng nếu bạn lên kế hoạch bài bản, đây sẽ là cơ hội lớn để bứt phá doanh số mà vẫn giữ uy tín, lời lãi rõ ràng.

Phần 8: Công Nghệ & Tự Động Hóa Logistics Cho Doanh Nghiệp Nhỏ

8.1. Những công cụ phần mềm nên dùng (miễn phí + trả phí)

Ban đầu, tôi chỉ dùng Excel để quản lý đơn hàng, tồn kho và khách hàng. Nhưng khi số lượng đơn vượt quá 50 đơn/ngày, hệ thống bắt đầu rối loạn. Tôi nhận ra: nếu không ứng dụng công nghệ sớm, sẽ không thể phát triển lâu dài.

Dưới đây là những công cụ tôi đã từng sử dụng và đánh giá cao, chia theo hai nhóm:

✅ Miễn phí hoặc chi phí thấp:

• Google Sheet + Google Data Studio: kết hợp để tạo dashboard theo dõi doanh số, tồn kho, chi phí. Miễn phí và rất linh hoạt.

• Trello/Notion: quản lý quy trình vận hành, theo dõi task giao – nhận.

• KiotViet (bản dùng thử), Sapo POS, Loyverse POS: phù hợp cho cửa hàng nhỏ – tích hợp đơn hàng, kho, khách hàng.

✅ Trả phí chuyên nghiệp hơn:

• Haravan, Sapo, Nhanh.vn: nền tảng quản lý bán hàng đa kênh – có module logistics rất ổn.

• MES – Kiểm kho tự động: giúp tôi đếm hàng bằng barcode, xuất – nhập kho siêu nhanh.

• Zoho Inventory, Odoo, Bitrix24: phần mềm ERP quản lý toàn diện, phù hợp nếu bạn bắt đầu phát triển quy mô.

Quan trọng nhất là chọn phần mềm phù hợp với quy mô và quy trình hiện tại. Không phải cứ dùng phần mềm đắt tiền là hiệu quả – tôi từng mất cả tháng chỉ để “nghiên cứu cho oai” rồi… bỏ cuộc.

8.2. Tự động cập nhật tồn kho, đơn hàng, vận đơn

Tôi từng bị khách mắng vì “đã hết hàng mà vẫn cho đặt”, hay “không nhận được mã vận đơn”. Tất cả vì thao tác nhập liệu tay thủ công – dễ nhầm, dễ quên.

Sau này, tôi thiết lập các quy trình cập nhật tự động, giúp tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày:

• Đồng bộ tồn kho theo thời gian thực giữa website – fanpage – các sàn TMĐT như Shopee, Lazada, Tiki. Có thể dùng qua Sapo, Haravan, Nhanh.vn, hoặc kết nối thủ công bằng Google App Script nếu có kỹ năng.

• Tự động sinh mã vận đơn khi xác nhận đơn: tích hợp trực tiếp với các đối tác như GHN, GHTK, J&T. Bạn chỉ cần 1 click là in mã và gửi tracking về cho khách.

• Cảnh báo tồn kho thấp, đơn bị bom nhiều, giao trễ,…: phần mềm gửi thông báo qua Telegram hoặc Zalo. Nhờ đó, tôi xử lý nhanh và không bị “vỡ trận”.

8.3. API, app kết nối sàn, web, đơn vị giao hàng

Ban đầu tôi rất sợ chữ “API” vì nghĩ nó quá kỹ thuật. Nhưng sau khi thuê 1 bạn IT tích hợp đơn giản API từ Shopee vào Google Sheet, tôi tiết kiệm gần 3 giờ nhập liệu mỗi ngày.

Một số ví dụ kết nối API đơn giản mà hiệu quả:

• Shopee API / Tiki API / Lazada API: lấy đơn hàng về 1 dashboard duy nhất, tự động cập nhật trạng thái, không phải vào từng sàn kiểm tra.

• API GHTK / GHN / AhaMove: tạo vận đơn tự động, tra cứu trạng thái đơn hàng hàng loạt.

• Webhook từ app web bán hàng về Google Sheet/Notion: dùng Zapier hoặc Pabbly để kết nối không cần code.

Ngoài ra, nhiều app mobile trên Android/iOS cho phép tôi quét mã, kiểm kho, tạo đơn và theo dõi realtime, ví dụ như:

• KiotViet App

• Sapo GO

• Haravan quản lý đơn hàng

• GHTK Partner

Nhờ đó, tôi có thể vận hành logistics từ điện thoại, ngay cả khi đi công tác.

8.4. Ứng dụng AI và dữ liệu trong logistics vừa & nhỏ

Tôi từng nghĩ AI chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Nhưng thật ra, hiện nay nhiều công cụ AI miễn phí hoặc giá rẻ có thể ứng dụng rất tốt cho logistics nhỏ lẻ.

Một vài ví dụ thực tế tôi đang áp dụng:

• Dự báo hàng bán chạy: dùng ChatGPT kết hợp với Excel/Google Sheet – phân tích lịch sử bán hàng để dự báo mã hàng nào cần nhập trước mùa cao điểm.

• Xử lý hàng trùng mã, kiểm kho thông minh: sử dụng AI quét mã qua camera điện thoại để nhận diện nhanh, giảm nhầm lẫn.

• Phân tích dữ liệu đơn hàng theo tuyến đường giao hàng → đề xuất tuyến ship hiệu quả hơn, giảm chi phí.

• Tự động trả lời khách hàng bằng chatbot AI tích hợp Zalo hoặc Messenger: AI phân biệt đơn đang giao, đơn lỗi, yêu cầu đổi trả…

Điểm mấu chốt: không cần đợi khi bạn có 1000 đơn/ngày mới bắt đầu áp dụng công nghệ. Ngay cả với 20–50 đơn/ngày, nếu biết cách chọn đúng công cụ, bạn sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian – công sức – chi phí.

➡️ Công nghệ là “người đồng đội trung thành” giúp logistics hoạt động mượt mà, chính xác và ít phụ thuộc con người. Với doanh nghiệp nhỏ, càng ứng dụng sớm – bạn càng có lợi thế để phát triển nhanh, ít lỗi, và tiết kiệm chi phí.

Phần 9: Thất Bại & Sai Lầm Tôi Từng Mắc Phải

9.1. Giao hàng trễ 2.000 đơn – bài học đắt giá

Đó là dịp 11.11 năm đầu tiên tôi tham gia chạy sale lớn. Với tâm lý “cứ nhận đơn đã, xử lý từ từ”, tôi không ngờ lại nhận về… hơn 2.000 đơn trong 3 ngày. Kho không đủ người, hàng chưa kịp đóng gói, hệ thống không phân loại kịp → giao hàng chậm từ 3 đến 10 ngày.

Kết quả:

• Hơn 300 đơn bị huỷ, thiệt hại cả trăm triệu.

• Bị report hàng loạt trên sàn TMĐT.

• Fanpage tụt đánh giá từ 4.9 → 3.2 chỉ sau vài ngày.

Bài học:

• Không bao giờ được chạy sale khi chưa có quy trình logistics chắc chắn.

• Phải dự báo trước năng lực xử lý tối đa mỗi ngày, không nhận đơn vượt khả năng.

• Trong mùa cao điểm, cần có kế hoạch nhân sự, đóng gói, phân đơn và giao hàng rõ ràng trước ít nhất 30 ngày.

9.2. Nhân sự “làm sai – nói dối” và cách khắc phục

Tôi từng tin tưởng 1 bạn quản kho vì thấy làm việc chăm chỉ. Nhưng sau vài tháng, hàng cứ thất thoát lẻ tẻ. Lúc đầu tôi nghĩ do sai sót nhỏ, đến khi mất hẳn 1 kiện hàng trị giá hơn 20 triệu thì mới điều tra lại.

Kết quả:

• Bạn đó đã ghi sai kho có chủ đích, xuất kho “ảo”, sau đó “mượn” hàng bán riêng.

• Tất cả báo cáo kho được gửi bằng file Excel thủ công – không kiểm tra chéo, không mã hoá SKU, không ai kiểm soát.

Giải pháp:

• Thay đổi hoàn toàn quy trình kiểm kho: bắt buộc dùng mã barcode – mỗi lần nhập/xuất đều có quét mã và lưu dấu vết.

• Áp dụng nguyên tắc kiểm tra chéo: một người làm – một người xác nhận.

• Thiết lập KPI và gắn trách nhiệm rõ ràng cho từng mã hàng, từng thao tác kho.

Không phải ai làm lâu cũng đáng tin – bạn cần quy trình để hạn chế rủi ro từ con người.

9.3. Bài học về việc “ôm quá nhiều” & thiếu phân quyền

Tôi từng rơi vào tình trạng mỗi việc đều phải qua tay tôi: tôi duyệt đơn, tôi lên vận đơn, tôi duyệt hàng nhập, tôi theo dõi tài xế giao hàng… Cứ nghĩ “mình làm cho chắc”, nhưng thật ra là mình chặn dòng chảy vận hành.

Hậu quả:

• Nhân sự chờ tôi phê duyệt mới được làm.

• Tôi kiệt sức, không kịp phản ứng khi có vấn đề.

• Công việc chồng chéo, thiếu trách nhiệm rõ ràng.

Tôi đã thay đổi bằng cách:

• Viết lại sơ đồ quy trình logistics, ai làm gì – ai duyệt cái gì – thời gian tối đa.

• Giao quyền quyết định theo cấp độ (ví dụ: hàng dưới 2 triệu không cần duyệt).

• Áp dụng nguyên tắc: hệ thống quyết định – người chỉ kiểm tra & cải tiến.

Từ khi biết phân quyền, tôi có thời gian tập trung phát triển sản phẩm & mở rộng quy mô.

9.4. Mất hàng, thất thoát, nhầm mã SKU – tôi đã giải quyết ra sao?

Có giai đoạn tôi nhập gần 300 sản phẩm mới nhưng chưa kịp tạo mã SKU, nên nhân viên ghi tạm “áo đen 1”, “áo đen 2”, “quần jean mẫu mới”… Kết quả:

• Xuất nhầm hàng liên tục

• Hàng “tồn trên file” nhưng thực tế… không còn

• Có mã hàng tồn ảo cả 50 sản phẩm

Tôi xử lý bằng cách:

• Chuẩn hoá toàn bộ mã SKU, kể cả sản phẩm phụ như túi, thẻ bảo hành…

• Sử dụng app quét mã vạch để nhập – xuất kho, kết nối với đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực.

• Check kho hàng tuần, thay vì mỗi tháng 1 lần như trước.

Dữ liệu là gốc rễ của logistics. Sai mã SKU là kéo theo hàng loạt lỗi dây chuyền.

➡️ Mỗi sai lầm trong logistics đều có giá – có thể là tiền bạc, uy tín hoặc cả khách hàng. Nhưng nếu học được từ đó và sửa sai nhanh chóng, bạn sẽ xây được hệ thống ngày càng chắc chắn hơn.

Phần 10: Từ Vận Hành Thủ Công Đến Hệ Thống Hóa – Hành Trình Tự Chủ Logistics

10.1. Tổng kết mô hình hiện tại: từ 50 đơn lên 1.000+ đơn/ngày

Ngày bắt đầu, tôi xử lý mọi thứ bằng… tay. In đơn bằng Word, ghi mã hàng bằng bút, kiểm tra kho bằng trí nhớ. Mỗi ngày 30–50 đơn là mệt bở hơi tai.

Bây giờ, hệ thống của tôi có thể:

• Xử lý trung bình 1.200 đơn/ngày, cao điểm lên 2.000+ đơn vẫn không nghẽn.

• Giao hàng đi toàn quốc, liên kết đồng thời với 3 đơn vị vận chuyển lớn.

• Hàng trăm mã sản phẩm, phân loại theo nhóm – kho – độ ưu tiên.

• Có thể xem tình trạng kho – đơn – vận đơn ngay trên điện thoại.

Tôi không dám nói là hoàn hảo, nhưng mô hình hiện tại đủ mạnh để:

• Vận hành mượt

• Tự động 60–70% khâu logistics

• Tăng trưởng mà không cần “chạy theo từng đơn hàng”

10.2. Hệ thống giúp tôi nghỉ 3 ngày không sập vận hành

Từng có lần tôi phải về quê gấp 3 ngày vì việc gia đình. Không laptop, không kiểm soát kho, không cầm điện thoại thường xuyên. Tôi tưởng “chắc sẽ rối loạn hết”.

Nhưng bất ngờ là:

• Đơn vẫn được xử lý, hàng vẫn đi đều, báo cáo vẫn gửi đúng giờ.

• Khách vẫn nhận được hàng, không ai hỏi “sao lâu vậy”.

Lý do là vì:

• Quy trình hóa rõ ràng từng khâu, không phụ thuộc người.

• Hệ thống có cảnh báo khi có lỗi đơn, hàng trễ, tồn lệch.

• Nhân sự có quyền – có trách nhiệm – có quy chuẩn.

Đó là lúc tôi hiểu: một hệ thống tốt không phải là chạy khi bạn điều khiển, mà là vẫn chạy khi bạn vắng mặt.

10.3. Lời khuyên cho người mới bắt đầu – từ thực tế của tôi

Nếu bạn đang mới bắt đầu tự vận hành logistics, hãy nhớ 4 điều này:

1. Làm đơn giản – chuẩn hóa sớm
   Đừng đợi có 1.000 đơn mới chuẩn hóa SKU, quy trình nhập/xuất. Ngay từ 50 đơn/ngày, hãy làm đúng từ đầu.

2. Tách bạch kho – vận đơn – đơn hàng ngay từ sớm
   Đừng gộp chung nhân sự, đừng “một người làm tất”. Tách vai trò giúp dễ kiểm soát và tránh sai sót chồng chéo.

3. Đầu tư vào phần mềm sớm hơn bạn nghĩ
   Bạn nghĩ Excel là đủ, nhưng chỉ sau 200 đơn/ngày, bạn sẽ mệt với việc lọc – tra – sửa tay. Hãy dùng phần mềm (có cả bản miễn phí).

4. Sai đâu sửa đó – và ghi lại để không sai lần 2
   Mỗi lỗi đều là tài sản nếu bạn trích xuất được bài học. Tôi từng ghi hẳn “nhật ký lỗi” và cập nhật quy trình mỗi khi có sự cố.

10.4. Logistics không khô khan – đó là trái tim vận hành kinh doanh!

Rất nhiều người nghĩ logistics là phần hậu cần khô khan. Nhưng với tôi, nó là trái tim giữ nhịp cho toàn bộ doanh nghiệp:

• Hàng hóa đi đúng là khách hàng vui

• Tồn kho tối ưu là dòng tiền khỏe

• Quy trình logic là nhân sự làm việc rõ ràng

Và một hệ thống logistics tốt không chỉ giúp bạn bán nhiều hơn, mà còn giúp bạn… ngủ ngon hơn. Vì bạn biết, mọi thứ đang chạy đúng quy trình – kể cả khi bạn không chạm tay vào.

➡️ Hành trình từ thủ công đến hệ thống hóa không dễ, nhưng nếu bạn thật sự nghiêm túc, từng bước, từng lỗi, từng lần sửa – bạn sẽ thấy mình xây được một “cỗ máy bán hàng” tự vận hành. Và bạn chính là người kiến tạo nó.

Kết Luận

Khi bắt đầu, tôi không biết gì về logistics. Tôi chỉ biết một điều: muốn bán hàng lâu dài thì không thể giao hàng trễ, không thể để mất hàng, và không thể để khách chờ mãi trong im lặng.

Tôi đã từng bối rối với đơn hàng sai, mất tiền vì giao nhầm, suýt bỏ cuộc vì không kiểm soát được kho. Nhưng chính những lần “vấp” đó đã dạy tôi cách dựng lên một hệ thống vững vàng, từng bước một.

Vận hành logistics không chỉ là việc của những doanh nghiệp lớn hay đội ngũ nhiều người. Dù là doanh nghiệp nhỏ, người bán online, hay một nhóm khởi nghiệp vài người, bạn hoàn toàn có thể làm chủ hệ thống của mình – nếu bạn chịu khó hiểu nó, làm lại từ gốc, và tối ưu từng chi tiết nhỏ.

Tôi đã đi từ việc dùng tay viết hóa đơn đến việc quản lý hàng ngàn đơn hàng/ngày bằng phần mềm. Tôi đã tự học cách đọc báo cáo tồn kho, theo dõi vận đơn, xây hệ thống quản lý nhân sự kho, kiểm soát sai sót và tối ưu chi phí. Không cần phải là chuyên gia, tôi chỉ cần kiên trì và… không ngại sửa sai.

Vì vậy, nếu bạn đang cảm thấy logistics là “ngán ngẩm”, “khó nhằn” hay “không thuộc chuyên môn mình” – tôi hiểu cảm giác đó. Nhưng tôi cũng biết: nếu tôi làm được, bạn cũng làm được.

Và một khi bạn kiểm soát được logistics, bạn sẽ thấy:

“Bán hàng không còn là cuộc rượt đuổi, mà là hành trình tăng trưởng có hệ thống.”

Xem thêm nhiều tin tức mới: tại đây!!!